Автоматизація бібліотеки: з чого починати
Глухенька В.О.,
головний інженер бібліотеки ХНУ
головний інженер бібліотеки ХНУ
Сучасний розвиток процесів автоматизації в бібліотеках вищих навчальних закладів проходить досить швидкими темпами. Впровадження комп'ютерних та телекомунікаційних технологій в роботу бібліотек є вже не модою, а нагальною вимогою до підвищення продуктивності та якості бібліотечно-інформаційного обслуговування на основі створення, використання та інтеграції електронних ресурсів, а також автоматизації бібліотечних процесів. Створені електронні каталоги та масиви цифрових документів разом із засобами телекомунікацій необхідні для виконання головного завдання - забезпечення доступу користувачів до різних типів інформаційних ресурсів бібліотек при мінімальних загальних витратах.
Для вирішення питання про впровадження нових технологій в бібліотеці ВНЗ необхідно насампред проаналізувати стан матеріально-технічної бази та підготовки кадрів і далі приймати конкретні рішення.
Всю роботу впровадження нових автоматизованих технологій в роботу бібліотеки треба поділити на 3 етапи:
1. підготовчий;
2. придбання апаратного та програмного забезпечення;
3. впровадження автоматизованих технологій.
Підготовчий етап - один із найважливіших. Запровадити вірну політику розвитку - це перший крок до успіху. При цьому важливо:
- визначити відповідального за впровадження автоматизованих технологій (краще всього, коли це завдання буде покладено на заступника директора бібліотеки);
- надати можливість відповідальному відвідати декілька передових бібліотек вищих навчальних закладів для ознайомлення з досвідом автоматизації на практиці;
- розробити перспективний (на 5 років) та поточні ( на 1 рік та на 1 квартал) плани автоматизації бібліотеки із зазначеними конкретними термінами виконання та відповідальними;
- вирішити кадрові питання: до штату бібліотеки необхідно ввести посаду інженера з інформаційних технологій;
- провести маркетингові дослідження по вибору програмного продукту та технічних засобів.
1. Підтримка комутикативних форматів USMARC, UNIMARC, XML.
2. Реалізація в повному обсязі ДСТУ та міждержавних стандартів з бібліографічного опису.
3. Автоматизація всіх основних процесів роботи бібліотеки: комплектування, обробка, каталогізація, бібліографічне обслуговування, облік документовидачі, аналіз викоистання фонду, адміністрування.
4. Підтримка паперових технологій: друк каталожних карток, формулярів, списків, актів, книг інвентарного та сумарного обліку.
5. забезпечення багатокретиріального відбору документів за реквізитами, предметними рубриками.
6. Підтримка повнотекстових та мультимедійних документів в одному програмному середовищі з їх бібліографічним описом і авторитетними файлами.
7. Застосування технологій клієнт - сервер.
8. Надання єдиного інтерфейсу користувача з усіх робочих місць.
9. Забезпечення захисту інформації та її збереження від несанкціонованого доступу.
10. Підтримка технологій роботи зі штрих-кодами.
11. Забезпечення доступу до ресурса через Інтернет з використанням стандартних Web- броузерів.
12. Адаптування до різних структурних та технологічних особливостей бібліотеки.
13. Можливість віддаленого замовлення по МБА документів та їх копій в електронній та паперовій формах.
Також важливо визначити:
- умови проведення, встановлення та адаптування програмного продукта розробником у вашій бібліотеці;
- гарантійні зобов'язання розробника ( на яких умовах буде проводитись супровід програмного продукту);
- умови післягарантійного обслуговування ( на яких умовах будуть надсилатись оновлення до програми після закінчення гарантійного терміну);
- на яких умовах протягом всього терміну використання програмного продукту будуть виправлятись програмні помилки.
- Технічні засоби потрібно брати у фірми, яка користується гарною репутацією на ринку інформаційних технологій та надає широкий вибір в постачанні техніки різних виробників.
- Вирішити питання з адміністрацією ВНЗ про забезпечення технікою: хто - ви, чи якась із служб ВНЗ буде проводити закупку. Досвід показує, що краще, коли це робить сама бібліотека.
- Вирішити питання про прокладання локальної комп'ютерної мережі.
- Всі ПК мають бути укомплектовані мережевими картами.
- Для друку карток та формулярів краще використовувати матричні принтери, в яких найдешевший друк та висока надійність.
- Для друку інших документів доцільно використовувати лазерні принтери.
Сьогодні в бібліотеках України фактично впровадженно 4 програмних продукти: в мережі публічних бібліотек -“ІРБІС”, в мережі бібліотек навчальних закладів та офіційних установ - “УФД.Бібліотека”, в декількох бібліотеках Києва - ALEF, в Харькові - LIBER. З точки зору функціональних можливостей програми ALEF та LIBER - найбільш досконалі, але це продукти закордонного виробника, які коштують десятки тисяч доларів і мають проблеми з україномовним інтерфейсом. “ІРБІС” недоцільно впроваджувати, через те, що ця програма має цілий ряд функціональних недоліків, виконана з використанням технологій ще минулого століття, не має внутрішнього конвертора та має проблеми з українською мовою. Переваги програми “УФД.Бібліотека” полягають в тому, що:
- розробник - вітчизняний виробник;
- використана найсучасніша технологія створення, функціювання, та зберігання баз даних;
- має невисоку ціну;
- використовується в понад 70 бібліотеках України.
Практика розробки власного програмного продукту на прикладах бібліотек Донецького, Львівського державних університетів, Харьківського університету радіоєлектроніки та ін. показує повну недоцільність цього шляху.
Розпочинати запровадження інформаційних технологій потрібно з відділів комплектування та каталогізації (наукової обробки) одночасно з поцесів замовлення (комплектування) та наукової обробки нових надходжень документів. Застосування програми до цих процесів дасть змогу проводити в автоматизованому режимі замовлення літератури, вести книги інвентарного та сумарного обліку, підтримувати електронний каталог, реєструвати надходження періодичних видань, вести облік книгозабезпеченості навчального процесу. Якщо дозволяють матеріальні ресурси - можна одночасно перейти на автоматизовані форми роботи в інформаційно-бібліографічному відділі: вести СКС та видавничу роботу.
Для організації в подальшому автоматизованої документовидачі необхідно проштрихкодувати документи з фонду. Починати шрих-кодування нових надходжень потрібно одночасно із занесенням інформації в електронний каталог. Доцільно, щоб штрих-код документу співпадав з інвентарним номером.
Основний інформаційний продукт бібліотеки - електронний каталог. При його створенні необхідно перш за все вирішити питання з пошуковими полями, а саме, як буде здійснюватись тематичний пошук: за предметним рубрикатором чи ключовими словами. Створювати те чі інше потрібно одночасно з занесенням нових надходжень до каталогу.
Паралельно дуже доцільно налагодити доступ з мережі бібліотеки до Інтернет та зареєструвати свою WEB-сторінку в мережі. На сторінці в першу чергу треба відобразити загальну інформацію про бібліотеку та нову літературу, яка надходить до бібліотеки.
Важливе питання при автоматизації бібліотеки - навчання персоналу. Можна використовувати різні форми навчання:
- стажування працівників в інших бібліотеках;
- на курсах при своїх навчальних закладах;
- безпосередньо на робочому місці кваліфікованим працівником в сфері інфомаційних технологій;
- на курсах підвищення кваліфікації.
Вікно основних баз даних прогрми "УФД. Бібліотека"
|